@北投SOLO SINGER

前陣子先在廖玉蕙老師的臉書上看到她提到演講後她最不想拿到的東西:「東南西北到處去演講,其實最不想拿到的就是這種聘書、感謝狀或獎座。」

今天又看到親子天下總編輯何琦瑜也提到:

「邀請演講絕對不要做的三件事:

1/絕對不要發獎狀給講師

2/盡量不要送紀念品,如果真的要送,絕對不要送下面三種:
  a/紙鎮 
  b/刻有學校名字的馬克杯 
  c/刻有學校名字的任何裝飾品

3/可否不要在演講前大合照」

 

最近在部落客社團也看到,有資深前輩表示,廠商覺得送產品給他們、讓他們可以轉贈給粉絲,是對部落客有幫助的行為。但是這位前輩也提出他的疑問:「我幫你出郵資送贈品給我的粉絲?為什麼不直接把贈品換成稿費給我,或是稿費加碼再讓我做這件事?寄送也要花錢、花時間啊。」

我個人以前邀合作與演講的經驗大抵是:

  • 說明邀約的動機,為什麼覺得對方適合,希望對方可以在哪個面向上幫忙。
  • 說明此次要面對的目標受眾 (Target Audience)。
  • 說明此次合作可以提供給他的利益或資源。(沒有的話也明白告知,讓對方有選擇要不要免費幫我這個忙的空間)
  • 合作或演講的時間期程與地點。
  • 確定邀請後,要在即將演講前再次提醒時間地點,並確認事後有沒有需要回填的收據?需要身分證影本嗎?過程中需要留存票證嗎?(沒有事前講,有經驗的人也可能會忘記留核銷交通費需要的車票、帶身分證件供影印)

 

如果對方獲邀後婉拒,也不要公開或私下批評人家大牌,因為不管是演講或合作撰文或是其他,認真做起來都需要花滿多時間力氣,給對方選擇的空間吧,以後有機會還是能再試著邀請合作的。:)

 

我自己以前邀講者的信件範本如下:

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○先生您好,
 
不好意思打擾您了,
我是○○○公司的○○○,在此誠摯邀請您前來敝司演講。
 
由於之前您在○○領域的○○○○○,希望能邀請您分享相關內容(←說明邀請的動機)
演講講題由您訂定(←同時告知此次希望的議題內容)
演講對象為敝司○○部門的同仁,同仁背景如下(←告知受眾具備的先備能力,方便講者準備題材)

  • 聽眾包括資深與新進同仁,資深者約有 N 年資歷,新進同仁均為相關科系畢業。
  • 主管希望此次演講後,同仁能具有○○領域的基本認知。

預計演講時間為:○○月的週五早上10:30~12:00(實際演講時間約一小時),
演講日期則依您方便的日期擬定,
除了○○月○○日與○○月○○日已排定其他活動,
其他時間均歡迎您隨時到訪。 :)
 
還請惠予告知您預定前來演講的日期,
若有任何問題,歡迎與我聯絡,
我的e-mail是 veronica@xxx.xxx.xxx,
或與我電話聯繫:09xx-xxx-xxx。
 
祝您有美好愉快的一天!

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若我與講者有私交,我會先當面或以電話邀約,信件變成只是形式(可能是要讓講者可以讓秘書登記時程、或是他自己要留個記錄),如果是公家機關的講者可能要幫忙出公文讓他請假。如果有朋友可以幫忙聯絡也會先請他們協助代邀。

如果完全不認識的講者,我會把信件寫得更詳細一點,因為這可能是唯一一次他願意看信的機會。XD

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另外推薦一篇文章:《與網紅洽談合作的 5 個基本注意事項》,我覺得對其他類型的合作也有用。

如果是邀演講,我通常會先向會計預支講酬,用信封包好,演講結束後直接讓講者填寫領據後領走。演講的講酬通常金額不是太大,領現比匯款方便好用,我自己去演講也覺得這樣感覺比較好。XD

演講還有很多細節可以準備:

  • 跟講者約好活動開始前到哪裡碰面,協助他進場(通常很多講者都是第一次到演講會場,可能完全不知道會場在哪),協助佈置場地(事前要先測好投影機等設備是否正常)。
  • 準備開水給講者。基於環保應該不要用杯水比較好,不過有的人又怕沒加蓋的水杯會進塵,自己看情況斟酌吧。我通常會在接待講者時告訴他飲水機和廁所的位置。
  • 無聲的計時器。請工作人員適時提醒講者控制時間。可以使用字卡(以一小時的演講為例,可以製作 30 分鐘、15 分鐘、5 分鐘、3 分鐘的字卡),或坐在第一排舉 iPad 顯示倒數記時器,讓講者知道時間。
  • 好感度較佳的伴手禮。看講者的背景來決定,外國人我們會送中國風濃厚的禮物。就像前面提到的,送有印機構名稱的贈品通常都會被討厭。XD

 

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最近幾天剛好又有其他人也談到這個議題:

OMNInsight 執行長陸子鈞認為應該先確認講者動向來確認講題。

 

張嘉玲的想法則是:「邀約前,做功課是很基本的事吧。上網先查過講者資料,或是聽完講者的演講,了解講者最近的動態,邀約的時候附上基本的演講資訊(時間地點、主題、車馬費、聽的人是誰、課程目標跟期待..等等需求)。」

 

小劉醫師則認為有時場地因校方或其他因素而有異動,應考慮講者被調整時間造成的成本,積極尋找替代場地。(2017/03/30 updated: 小劉醫師把她受邀的記錄整理在她的 facebook:<<演講邀約信紀錄區>>

 

蔡志浩老師認為:「你應該說的是希望這場演講產生什麼影響以及為什麼,再由我決定內容。」

 

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我的朋友們最常遇到的是學生做作業來信邀訪、或是社團來邀演講,內容就是「因為我很急」、「我要期末考了所以考後會再與您聯絡」。

我認為急件是可以表達出來,但是不應該這麼直接,找人救火,跟對方非親非故的,借不了人情,就該給對方對應的酬勞。 :)

 

祝大家邀約演講或合作都順利囉~

 


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