一直不小心在telegram按到touch bar上的動態表情😱

你辦了一個活動,主要活動對象是企業用戶與公務人員。因為你們家單位裡要申請子網域域名 (subdomain) 太麻煩,你決定直接把活動網站 port 開在 8888。發發發發,大吉大利。

結果你發現光是這個開頭就太不祥了。根本是技術債罰款大全,罰罰罰罰。

 

 

先是你的目標活動對象們,因為資安因素,不能夠連到 80 (HTTP) 或 443 (HTTPS) 以外的 port,以至於連不上報名網站,所以他們說不來了。

你看著第一週慘澹的報名人數,趕快亡羊補牢,硬著頭皮去把子網域域名申請好,把 VirtualHost 設定好,買了咖啡拜託網管幫你把域名設定調整好。

活動網站重新上線了,發布出去的 QR Code 還不能失效,能連得到的人要做轉址,連不到的就重新通知各單位多多幫忙宣導。你還加碼申請了各種誘因,終於有人點進來報名網站看一看,但是填完的人不多。

你側面訪問了朋友的朋友的單位,他們說,用手機或平板連進來看,要填的表單超長,欄位多多,而你沒有設定表單欄位格式,填起來太不方便了,所以他們說不來了。

還有一票人說,活動地點太遠了,附近沒有捷運站或火車站,所以他們說不來了。

好不容易看到有一批人填了報名資料,結果因為你的系統信寫得太簡單扼要,對郵件過濾軟體而言活生生就是封 SPAM,導致你的活動對象們收不到聯絡信件,沒人提醒他們活動有報名成功,沒人提醒公務繁忙的他們活動就要開始了,所以他們說不來了。

辦個活動這麼難。你看著空落落的活動場地,零星飄進來的參加人員,活動結束時還被檢討個人資料管理,為什麼收集了那麼多額外的資料。

你終於明白,為什麼當時你興致勃勃的說要來辦活動,你的部門裡的老鳥一同從辦公椅上轉過身來,意味深長地對你說,水很深的,水深危險。

 

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以上劇情純屬虛構,只是我參加別人活動、跟人討論活動設計,想到從業這幾年發生的事,科科。

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我想到我還沒提到訂便當有哪些要注意的呢!可參考郭雪瑤的這篇:《懂「訂便當」的人,職場表現都不會太差!14個細節把小事做到最好》,裡面有幾個我覺得辦大場活動挺重要的地方:

  • 量大時不要找同一家業者訂購。(如果這家業者 delay 了就全部的人都餓肚子了,風險太高)
  • 便當不能只訂一種口味。(有的人有飲食禁忌)
  • 問清楚便當是送到「現場」還是「門口」。(在中研院辦活動的話應該就懂⋯⋯)

另外,如果是演講類型的活動,沒有經驗、不知道要怎麼照顧講者,可以先從細節多多的劉墉老師公司的「演講申請辦法」開始看起。

 

 

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